Pre-boarding, en dyd av nødvendighet

10 dager før oppstart ringte han meg. «Beklager, jeg kommer ikke likevel». Jeg satte meg rett ned på gulvet og grein. Det er ikke akkurat hver dag at jeg sitter på gulvet i nystrøket drakt og griner så snørr og mascara konkurrerer om å lage stygge striper i make-up’en. Det er rett og slett ikke så ofte at jeg ser poenget med å grine på jobb i det hele tatt, men akkurat da var det min beste og eneste strategi.

Fem måneder tidligere var jeg stolt og glad over det hittil største karrieresteget i min tilværelse, fra avdelingsleder med ansvar for 40 medarbeidere på Kundeservice, via en spennende prosjektstilling på HR, til øverste leder for en nyopprettet divisjon med 180 ansatte. Jeg burde vel egentlig ha hikstet av lykke i stedet for å sitte her å tute som en unge. Så hva skjedde egentlig?

Kort tilbakeblikk…

Fem måneder tidligere; ny jobb, ny toppleder, ny strategi, og naturlig nok, ny organisasjonsstruktur. Og med ny toppleder, en endringsprosess som overgikk alt vi tidligere hadde vært med på i selskapets historie. For min egen del overtok jeg ansvaret for ni avdelinger etter omorganiseringen, herav to som manglet leder, så jeg gikk inn og tok  alle rollene selv mens vi rekrutterte nye ledere. På omtrent samme tid sparket toppleder i gang en heftig strategiprosess med omstrukturering og ny arbeidsmetodikk, det hele pent toppet med et rimelig ambisiøst salgsbudsjett.

Det var grisemoro, og det var sykt travelt. Jeg hadde fortsatt ansvar for selskapets lederutviklingsprogram fra tidligere HR rolle, jeg var øverste ansvarlig for en stor enhet med 180 ansatte, jeg hadde ansvar for en gedigen omstillingsprosess i egen enhet, og jeg manglet to mellomledere som skulle håndtere personalansvaret til 25 medarbeidere i denne endringsperioden.

Det å rekruttere nye mellomledere var første PRI. Jeg landet to suverene kandidater på rekordtid, men vi måtte naturlig nok vente på at de skulle bli ferdig med sine tre måneders oppsigelsestid før oppstart. Det var den ene lederekandidaten som ringte. Han som skulle overta den største enheten med 20 medarbeidere. Han ville trekke seg. Han hadde fått et bedre tilbud fra vår konkurrent. Og jeg måtte begynne rekrutteringsprosessen på nytt.

Så jeg grein. Det var det beste jeg kunne komme på å gjøre der og da. Og så gikk vi ut og startet rekrutteringsprosessen på nytt. Og med god backing fra HR og min nærmeste leder, kom vi oss igjennom fem tøffe måneder til før min nye mellomleder var på plass.

Kjipt? Ja. Uflaks? Tja,… Spørsmålet er, hva kunne og burde jeg ha gjort annerledes?

Den gang hadde jeg ikke noe forhold til det som vi kaller pre-boarding, det vi gjør for å ivareta kandidaten på en god måte fra akseptert tilbud til første arbeidsdag. Jeg trodde det var nok å ha et trivelig kontraktsmøte, en liten hilserunde på avdelingen, og så legge en riktig god onboardingplan som kunne presenteres for kandidaten på første arbeidsdag.

Men jeg har lært…

I Norge har de fleste kandidater tre måneders oppsigelsestid. Det innebærer at det går relativt lang tid fra kontakten er signert til den nyansatte starter i ny jobb. En nyrekruttert leder på mitt team beskrev det som å være nyforelsket og nyforlovet, og så får man ikke lov til å være sammen med kjæresten før man blir gift på ordentlig.

Det er tre måneder der du kan skape nye relasjoner, bli bedre kjent og gi det beste grunnlaget for et godt og velfungerende samarbeid. Det er også tre måneder der mye kan skje, der man kan få et rasende godt tilbud fra en konkurrent, slik som min kandidat, eller kanskje man bare ombestemmer seg? Kandidater som trekker seg er gjerne vanligere enn du tror. Og pre-boardingfasen er gjerne viktigere enn vi tenker.

En god preboarding handler selvsagt om mye mer enn det å sikre at vi beholder de gode kandidatene. Det er den investeringen du gjør for å sikre at kandidaten får en best mulig start på sitt nye arbeidsforhold. Sørg for at du har en god preboardingprosess i din enhet, på lik linje med en tydelig definert onboardingprosess.

Preboardingen kan handle om alt fra å sende over informasjons- og opplæringsmateriell, slik at kandidaten får anledning til å komme godt forberedt på sin første arbeidsdag, til å tilby kandidaten å delta på interne kurs eller workshops som er særlig relevante for personens arbeid.

Vær gjerne tydelig på om det er noe spesifikt du forventer kandidaten skal ha lest eller forberedt til første arbeidsdag eller om det bare er et tilbud om informasjon, der kandidaten selv velger hva han/ hun leser i forkant.

De fleste kandidater vil sette stor pris på muligheten til å møte godt forberedt på ny arbeidsplass, men vi må samtidig ha respekt for at kandidaten har en jobb og skal avslutte et eksisterende arbeidsforhold, så ikke forvent for mye.

Husk å sende onboardingplanen og god informasjon om kommende aktiviteter noen uker før oppstart. Fortell allerede på kontraktsmøtet når kandidaten kan vente å få informasjon fra oss. De fleste liker en viss forutsigbarhet, og det er godt å vite hva som skal skje de første dagene og ukene på ny arbeidsplass.

Hvis det er kveldsarrangementer eller noen dager med avvikende arbeidstid den første måneden, gi kandidaten beskjed om dette i god tid. Finnes det noen sosiale arrangementer eller events som det kunne være hyggelig for kandidaten å delta på før han/hun starter? Pass på at vedkommende blir invitert.

Og hvis det er en ny leder eller person i en rolle med et stort ansvar. Sjekk ut om det finnes noen beslutningsprosesser eller viktige planleggingsprosesser som vedkommende bør involveres i før oppstart. Det er ikke sikkert det passer for vedkommende å delta, men de fleste vil sette stor pris på å bli spurt og få muligheten til å bli involvert.

Men viktigst av alt, hold kontakten. La kandidaten bli kjent med det sosiale fellesskapet på jobben og gjerne få hilse på teamet og noen av sine nye kolleger. La kollegene ønske personen velkommen på LinkedIn, og inviter gjerne kandidaten til morgenkaffe eller bli-kjent lunch med nærmeste leder, teamet eller andre viktige stakeholders.

Hvis det går ut viktige informasjonsmailer eller legges ut nyttig og verdifull informasjon på interne informasjonskanaler, del med kandidaten. Og være tydelig på at du er tilgjengelig for spørsmål, og at det er helt OK å ta kontakt hvis det er noe.

En god preboarding er et superviktig Employer Branding tiltak, og det gir uvurderlig merverdi både for den nyansatte og organisasjonen.