Den vanskelige offboardingen

«Velkommen til ny lederjobb. Fint om du kan si opp Stina i løpet av uken, da prøvetiden hennes går ut nå, og hun fungerer ikke særlig bra i jobben.» 

Det var i korte trekk åpningsreplikken i ny lederjobb for en del år tilbake. Er det virkelig så enkelt? Kan man bare si opp noen som er i prøvetid hvis det ikke fungerer som forventet?

Heldigvis er det litt mer komplisert enn som så. Det finnes helt konkrete krav til arbeidsgivers oppfølging i den viktige prøvetiden. Dessverre er det slik at mange arbeidsgivere ikke har gode nok rutiner for oppfølging underveis, og man kommer derfor til kort dersom man finner ut at den nyansatte ikke fungerer i jobben.

I Stina sitt tilfelle fantes det ingen dokumentasjon på tidligere leder sin oppfølging de første fem månedene. Det var ingen referat fra prøvetidssamtaler, og det fantes heller ikke dokumentasjon på tilbakemeldinger eller oppfølgingssamtaler underveis. Det betyr i praksis at ny leder ikke kan si opp denne medarbeideren selv om vedkommende er i prøvetid.

Arbeidsgivers forpliktelser
I prøvetiden er det arbeidsgivers oppgave å avklare om den ansatte viser tilstrekkelig grad av tilpasning til arbeidet, faglig dyktighet og pålitelighet, jfr. Arbeidsmiljøloven §15-6. Om arbeidsforholdet ikke fungerer som forventet, er det arbeidsgivers ansvar å følge opp, gi tilbakemelding og avklare hva som kan være problemet. Derfor kan det være en god idé å ha strukturerte prøvetidssamtaler som en del av oppfølgingen i prøvetid.

Arbeidsgiver må sørge for at medarbeider får opplæring, informasjon og nødvendig oppfølging underveis, slik at man får best mulig grunnlag for å lykkes i jobben. Først da kan arbeidsgiver ta grep om Stina, eller noen andre, ikke fungerer i jobben sin ved prøvetidens utløp. Arbeidsgiver må da kunne legge frem dokumentasjon på at de har oppfylt sine forpliktelser i prøvetid.

En offboardingprosess som ivaretar menneskene og virksomheten 
Det å ha gode rutiner for offboarding er avgjørende, enten det er snakk om ansatte som sier opp selv, nedbemanning eller noen som blir sagt opp. Hvis noen mister jobben sin starter denne prosessen lenge før selve oppsigelsen iverksettes. Offboardingprosessen starter allerede når man konstaterer at det er noe som ikke fungerer som forventet og booker en innledende samtale for å drøfte utfordringene.

I mange tilfeller kan man unngå ubehagelige og krevende oppsigelsesprosesser, fordi man i fellesskap finner ut at dette ikke fungerer som ønsket. Det er sjelden en arbeidstaker opplever det som tilfredsstillende å være i en jobb man ikke mestrer. Noen ganger handler det bare om å snakke sammen for å finne de gode løsningene, enten det handler om å gjøre tilpasninger internt eller hjelpe arbeidstaker til å ta bedre valg for sin videre karriere.

Uansett hva som er årsak til at arbeidsforholdet opphører, har vi som arbeidsgiver et ansvar for å sikre gode og verdige avslutningsprosesser. Det handler om alt fra en god kompetanseoverføring når noen slutter, til tanker om hvordan man kan gi den som slutter en best mulig start på sitt neste arbeidsforhold.

Offboarding påvirker selskapets Employer Brand
Jeg tenker at offboarding er en viktig brikke i Employer Branding arbeidet. Vi snakker om etterlatt inntrykk for alle som har jobbet i en virksomhet, enten man avslutter arbeidsforholdet i prøvetid, eller det er en medarbeider som har vært i virksomheten over lengre tid.

Først og fremst handler dette om vårt ansvar for å ta godt vare på mennesker som slutter, personer som kan være i en veldig sårbar fase i livet hvis de har mistet jobben, men offboarding har også et økonomisk og forretningsmessig perspektiv. En profesjonell offboardingprosess handler også om betydningen av å ivareta og styrke sin merkevare, altså selskapets attraktivitet som arbeidsgiver (vårt Employer Brand). Hvis dette er en virksomhet som selger varer og tjenester, er det naturlig å også tenke på betydningen for virksomheten sin generelle merkevare.

Gode avviklingsprosesser krever rett lederkompetanse
Mange ledere opplever det som svært krevende å gjennomføre en avviklingsprosess når noen ikke fungerer i teamet. Jeg skal på ingen måte påstå at det er enkelt, men jeg vet av erfaring at det er mye enklere når man har rett lederkompetanse og gode prosedyrer på plass. HR vil være en viktig og verdifull sparringspartner i disse prosessene, men lederen må også forstå betydningen av en god offboarding for å komme rett ut fra hoppkanten.

Så gi lederne i virksomheten den kompetansen de trenger for å gjennomføre gode offboardingprosesser, både fordi det lønner seg økonomisk, og fordi alle som slutter i en virksomhet fortjener en god og verdig avslutning.