Lederskap i korona-året 2020

I 2020 har avstandsledelse vært det store trendordet innenfor lederutvikling, med distanseledelse og fjernledelse på stødige pallplasseringer like bak. Mange konsulenter har engasjert seg i temaet, mange i HR har utviklet kurs for sine ledere, og varianter av temaet har vært hyppig omtalt i de fleste medier. Avstandsledelse har rett og slett vært årets mest populære foredragstema for ledere, i det året der de fleste andre lederutviklingstiltak har blitt kansellert, eller i beste fall utsatt.

Men hva er egentlig så spesielt med avstandsledelse? Handler ikke ledelse fortsatt om å skape tillit, bygge relasjoner, identifisere felles mål og organisere arbeidet på en fornuftig måte? Konteksten er forskjellig, men kriteriene for å være en god eller dårlig leder er vel mer eller mindre de samme…?

Stikkordet er kontekst
Hvis du leder medarbeidere med pålagt hjemmekontor, så er trolig fysisk avstand i leder-medarbeiderrelasjonen ditt minste problem. Minst like utfordrende er det at teamet ditt er spredt for alle vinder, at arbeidsmiljø og trivsel skal blomstre på digital plattform, og at kultur og normer blir mer eller mindre usynlige i hverdagen.

Men hva er egentlig problemet?
Hjemmekontoret i seg selv er en god ting, og forskning viser at frivillig hjemmekontor 2-3 dager i uken har en positiv effekt på motivasjon og arbeidsglede. Medarbeiderne setter pris på friheten til å planlegge og organisere arbeidet selv, og mange nyter godt av kortere arbeidsdager med mindre pendletid og redusert tidspress.

Det er omfanget av hjemmekontorløsningen og manglende variasjon i hverdagen som gjør det tungt over tid, og noen grupper er mer utsatt enn andre. Det gjelder særlig mennesker som bor alene, mangler nettverk og nære relasjoner i sitt nærmiljø, eller mennesker som har en jobb som er krevende å utføre på egenhånd. Det kan være jobber som er psykisk belastende, der støtte fra kolleger har vært avgjørende i hverdagen, eller oppgaver som krever utstrakt grad av teamarbeid og samhandling. De som er nyansatte og under opplæring sliter også mer enn erfarne medarbeidere, som kjenner trygghet og mestring i hverdagen.

Hvis du har medarbeidere som har vært på hjemmekontor siden mars, kan du møte på utfordringer som tapt motivasjon og arbeidsglede, psykiske utfordringer som følge av isolasjon, eller fare for utbrenthet fordi mange opplever det er vanskelig å skille mellom jobb og privatliv på hjemmekontoret. Det å lede i den konteksten som er nå er langt mer komplisert enn det å være en god avstandsleder.

7 PRAKTISKE TIPS TIL LEDERHVERDAGEN

Det er noen utfordringer som går igjen i mange virksomheter i disse dager, og her er noen praktiske tips til deg som jobber med ledelse i en organisasjon med pålagt hjemmekontor.

1.      Onboarding
Det er vanskelig å være ny på jobben i disse dager. La informasjon og opplæringsmateriell være lett tilgjengelig for nyansatte på hjemmekontoret, gjør det lett for den nyansatte å vite hvem de kan spørre. Pass på at det føles enkelt å spørre om hjelp. Det er lett å føle seg litt masete når du må ringe eller sende meldinger til andre for å få informasjon, og det er viktig å forsikre den nyansatte om at alle henvendelser er velkomne.

I tillegg er det helt avgjørende med gode tiltak for inkludering i det sosiale fellesskapet på jobben, slik at nye medarbeidere føler seg som en del av teamet. En-til-en møter og sosiale møteplasser for teamet må organiseres av nærmeste leder eller andre som får tildelt oppgaven. Ikke la det være opp til den nyansatte å ta initiativ selv.

2.      Samhandling, kommunikasjon og det sosiale fellesskapet
Det å tilrettelegge for god samhandling i et team som er spredt for alle vinder er en viktig del av lederoppgaven. Det som vanligvis går av seg selv på kontoret, må nå organiseres og tilrettelegges for på en annen måte. Det er flott å oppmuntre medarbeiderne til å ta egne initiativ for samhandling og sosiale treff, samtidig som leder må sette strukturen for fellesmøter og sikre at det finnes både formelle og uformelle møteplasser i hverdagen.

Lag gjerne hyggelige sosiale treff på Teams, som felles morgenkaffe, bursdagsfeiring, markering av måloppnåelse, adventskalender for teamet e.l. Mange ledere har vært kreative og laget mange flotte sosiale aktiviteter for teamet i disse dager, alt på digital plattform.

3.      Felles mål
Det kan være mer utfordrende å sikre at alle drar i samme retning når vi ikke sitter fysisk sammen, og dialogen rundt mål, ansvarsområder og forventninger kan med hell løftes enda høyere opp på agendaen. Det å sikre felles målforståelse krever en strukturert tilnærming fra lederens side når teamet ikke sitter sammen, og det er kanskje enda viktigere enn før å markere måloppnåelse eller feire de gode arbeidsprestasjonene.

Snakk ofte om målene, men kanskje enda viktigere, spør hver enkelt, for å forsikre deg om at dere har en felles målforståelse. Mål må også brytes ned i handlingsplaner, der alle på teamet forstår hvordan egne oppgaver og ansvarsområder henger sammen med helheten.

4.      Behov for anerkjennelse
Vi vet fra all tidligere forskning på ledelse at det å bli sett og anerkjent er viktig for medarbeidernes motivasjon. Og vi vet at medarbeidere er forskjellige. Noen trenger en klapp på skulderen relativt ofte, andre har en sterk indre drivkraft og er slett ikke så opptatt av tilbakemelding fra andre. Men alle trenger å føle seg betydningsfulle og se meningen med den jobben man gjør.

Det er grunn til å tro at behovet for tilbakemelding og anerkjennelse øker når vi ikke ser våre kolleger og kunder i hverdagen. Har du spurt om hva dine medarbeidere trenger fra deg nå? Skaper du anledninger for å oppdage og anerkjenne god innsats i hverdagen?

Nok en gang er det struktur som gjelder for å lykkes. Sett av tid til gode en-til-en samtaler med dine og vær oppriktig interessert i hverdagen til medarbeiderne dine.

5.      Frykt for å bli oversett
For medarbeidere som er opptatt av karriere og nye muligheter kan dagens arbeidssituasjon bli et mareritt. Det kan oppleves som betydningen av egen arbeidsinnsats ikke blir sett og verdsatt, man bekymrer seg for å bli forbigått ved forfremmelser og er redd for å miste spennende karrieremuligheter internt fordi arbeidet blir usynlig for de som tar beslutninger.

På lengre sikt kan situasjonen medføre talentflukt om lederne ikke evner å se, anerkjenne og løfte frem talentene i organisasjonen. Husk å synliggjøre talenter og gode arbeidsprestasjoner også for andre ledere og avdelinger i virksomheten, slik at dine medarbeidere blir vurdert for tverrfaglige prosjekter eller andre karrierefremmende aktiviteter ut over det som skjer i egen avdeling.

6.      Risiko for psykisk helse
På den andre enden av skalaen er det viktig å fange opp dem som ikke har det så bra. Det er tiden for å være oppmerksom på forskjellighet og være oppmerksom på hvordan ulike medarbeidere takler dagens situasjon. Still gode spørsmål og snakk med teamet ditt.

Noen bor alene og kan slite med ensomhet og en følelse av isolasjon etter mange måneder på hjemmekontoret. Andre har stor familie, bor trangt og har kanskje mindre egnede arbeidsforhold på hjemmebane. Medarbeidere i alle livssituasjoner kan oppleve at arbeidskapasiteten blir redusert av ulike årsaker, og det er tiden for å vise forståelse og empati.

Denne situasjonen berører folk ulikt, og det som du selv opplever som helt uproblematisk, kan være en stor sak for andre. Slik er det jo også i en normal arbeidssituasjon, men den type kontekst som vi har i dag, har en tendens til å sette ting litt mer på spissen.

7.      Balansere empati og krav
Og samtidig som vi skal vise forståelse og ha omsorg, er det fortsatt lov til å stille krav til ansatte. Vi er på en arbeidsplass, det er noen som er avhengig av vår innsats og medvirkning for at vi skal lykkes med det som er oppdraget for virksomheten. Lederne må evne å balansere mellom det å vise empati og forståelse, og det å kommunisere forventninger og krav på en god måte.

Vi må ta hensyn til forskjellighet, samtidig som vi trenger at alle bidrar til fellesskapet. Avklar nye ambisjoner, oppgaver og prioriteringer i samråd med medarbeideren selv hvis det er behov for justering og følg opp på det som dere har blitt enige om.

Balanse betyr at du som leder fortsatt må følge opp, man kan ikke legge vanskelige samtaler eller tydelige tilbakemeldinger på hylla hele dette året. Hvis det er noe som ikke fungerer må du som leder ta tak i dette, selv om dere nå bare møtes på digital plattform. Det handler om være lederansvaret bevisst, og ta i bruk dine verdifulle samtaleverktøy i en ny kontekst.

Kjære leder! Du gjør en viktig jobb. Lykke til med det gode lederskapet i korona-tider.